파일 링크를 한 사람에게만 보냈는데 공유 창에는 다른 사람도 표시되어 있나요? 구글 드라이브에서는 파일에 직접 추가한 사람뿐 아니라 상위 폴더나 그룹에서 받은 권한으로도 접근할 수 있습니다. 지정한 사람에게 필요한 범위만 보여 주려면 어디까지 확인해야 할까요?
PC 웹의 내 드라이브를 중심으로 사람·역할·상위 폴더 권한을 살펴보겠습니다. 회사나 학교 계정은 관리자의 외부 공유 정책에 따라 선택 가능한 범위가 달라질 수 있습니다.
목차
받을 사람과 필요한 역할 지정하기
파일을 선택해 공유를 열고 받을 사람의 이메일 주소를 입력합니다. 읽기만 필요하면 뷰어, 의견을 남겨야 하면 댓글 작성자, 내용을 바꿔야 하면 편집자를 선택하세요. 주소와 역할을 확인하고 ‘보내기’ 또는 화면의 공유 완료 버튼으로 적용합니다.
참조: Google Drive의 사람별 공유와 역할 안내
검토 요청이라고 해서 모두 편집 권한을 줄 필요는 없습니다. 최종 견적서를 읽어 보기만 하는 사람과 초안을 함께 고치는 사람을 구별하세요. 받을 계정을 정확히 지정하고, 그 사람이 해야 할 일에 맞는 역할만 부여하는 것이 출발점입니다.
‘제한됨’인데 다른 사람도 보이는 이유
불특정한 링크 접근을 원하지 않는다면 ‘일반 액세스’를 제한됨으로 둡니다. 하지만 이 설정이 상위 폴더에서 이어진 권한까지 없애는 것은 아닙니다. 파일의 공유 창에서 접근 가능한 사람과 그룹, 상위 폴더에서 받은 권한을 함께 확인해야 합니다.
Google은 상위 폴더에서 부여한 접근 권한을 그 안의 개별 파일에서 더 낮출 수 없다고 안내합니다. 팀 전체가 접근하는 폴더에 넣은 자료라면, 파일에 한 사람만 추가했다고 그 사람만 보게 되는 것은 아닙니다.
참조: Google Drive의 일반 액세스와 폴더 권한 상속
공유 대상을 확인할 때는 직접 추가한 사람뿐 아니라 상위 폴더·그룹·일반 액세스를 함께 보세요. 링크를 누구에게 보냈는지와 실제로 누가 열 수 있는지는 서로 다른 문제입니다.
폴더의 일부 사람에게만 보여 주려면
상위 폴더의 공동작업은 유지하면서 일부 자료를 좁게 공유하려면 제한된 액세스 폴더를 검토할 수 있습니다. Google의 수동 설정 대상은 개별 파일이 아니라 폴더입니다. 권한이 있는 사용자가 폴더의 공유 설정에서 액세스를 제한하고 필요한 사람을 추가하는 방식입니다.
소유자나 공유 드라이브 관리자의 접근은 남을 수 있으며, 그룹과 일반 액세스를 통한 접근도 확인해야 합니다. 해당 파일을 별도 폴더로 옮겨 정리할 계획이라면 기존 공동작업자가 접근을 잃어도 되는지 먼저 확인하세요. 회사 폴더 전체의 권한을 문제 해결용으로 일괄 변경하는 것은 피하는 편이 좋습니다.
참조: Google Drive의 제한된 액세스 폴더와 권한 예외
상위 폴더 권한 때문에 대상을 좁힐 수 없다면 파일의 사람 목록만 고치지 말고, 권한을 관리할 별도 폴더를 검토하세요. 이때도 소유자·관리자·그룹까지 포함한 실제 접근 범위를 확인해야 합니다.
상대방 계정에서 열리는지 확인하기
설정 후 링크를 전달하고 상대방이 초대받은 계정으로 여는지 확인합니다. 소유자인 내가 열리는 것은 상대방도 열 수 있다는 증거가 아닙니다. 접근 요청이 나타나면 로그인 계정이 초대 주소와 같은지, 공유가 적용됐는지, 조직 외부 공유 제한이 있는지 순서대로 확인하세요.
뷰어 권한도 자료의 모든 복사나 재전달을 막는 장치는 아닙니다. 회사 자료와 개인정보는 공유가 허용된 대상·내용인지 별도로 판단해야 합니다.
구글 드라이브에서 지정한 사람에게 파일을 보여 주려면 계정과 역할을 지정하고, ‘제한됨’ 및 상위 폴더 권한을 확인한 뒤 수신자 계정에서 열림을 확인하세요. 링크를 만드는 데서 끝내지 않고 실제 접근 대상을 맞추는 것이 공유의 마지막 단계입니다.
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