엑셀에서는 한 표였는데 PDF를 열어 보니 오른쪽 열이 보이지 않나요? ‘한 페이지에 맞추기’를 고르면 해결될 듯하지만, 긴 표를 한 장에 넣는 순간 글씨까지 작아질 수 있습니다. 어떤 설정을 바꿔야 열은 함께 보이고 내용은 읽을 수 있을까요?
같은 72행·11열 실습표로 배율을 바꾸기 전과 후를 비교했습니다. 아래 Excel 화면은 사용자가 직접 조작해 제공한 실제 화면이고, PDF 이미지는 그때 저장한 파일의 일부입니다. 표 안의 업무·담당 구분은 모두 가상 자료입니다. 비교할 때는 A4·세로 방향·보통 여백·Microsoft Print to PDF를 그대로 두고 배율만 바꿨습니다.
목차
첫 페이지에서 안 보이는 열은 사라진 걸까?
먼저 변경 전 화면을 보겠습니다. 배율을 줄이지 않은 인쇄 미리보기의 첫 페이지에는 ‘번호’부터 ‘기한 구분’까지 여섯 열만 보입니다. 표 오른쪽에 있던 ‘요청 수량’·‘처리 수량’·‘남은 수량’·‘처리 상태’·‘비고’는 이 페이지에 없습니다. 아래쪽 페이지 표시는 1/6입니다.
저장한 PDF를 끝까지 확인하니 데이터가 없어진 것은 아니었습니다. 1~3쪽에는 표 왼쪽 여섯 열이, 4~6쪽에는 오른쪽 다섯 열이 따로 들어 있었습니다. 아래는 4쪽 상단입니다. 한 행의 업무와 수량을 보려면 서로 다른 페이지를 오가야 하는 상태였습니다.
따라서 첫 페이지에서 마지막 열이 안 보인다면, 먼저 뒤쪽 페이지에 나뉘어 있는지 확인하세요. 이번 사례의 문제는 데이터 삭제가 아니라 표의 열이 여러 페이지로 갈라진 것이었습니다. 해결할 대상도 PDF 파일 자체가 아니라 Excel의 인쇄 배율입니다.
어느 메뉴에서 모든 열을 맞출까?
비슷한 이름의 선택지가 있으므로 ‘몇 번째 항목’보다 메뉴에 쓰인 이름을 보고 선택하는 편이 정확합니다. Windows용 Excel에서 해당 시트를 연 뒤 다음 순서로 진행합니다.
- 파일 → 인쇄를 엽니다. 단축키는 Ctrl+P입니다.
- 인쇄 화면에서 ‘보통 여백’ 바로 아래의 배율 선택 상자를 찾습니다. 이 실습 화면에는 ‘현재 설정된 용지’라고 표시되어 있고, 그 아래에 ‘실제 크기로 시트를 인쇄…’라는 설명이 있습니다. 상자 오른쪽 ▼를 누릅니다.
- 펼쳐진 메뉴에서 ‘한 페이지에 모든 열 맞추기’를 선택합니다. ‘한 페이지에 시트 맞추기’와는 다른 항목입니다.
‘모든 열 맞추기’는 표의 가로 폭을 한 페이지에 넣고, 긴 행은 다음 페이지로 이어지게 하는 선택입니다. 리본 메뉴에서 설정한다면 페이지 레이아웃 → 크기 조정 → 너비 1페이지·높이 자동에 해당합니다. 반면 너비와 높이를 모두 1페이지로 맞추면 세로로 긴 내용까지 한 장에 줄여 넣으므로 글씨가 더 작아질 수 있습니다. 이 글에서는 시트 전체를 한 장에 넣은 결과를 따로 시험하지 않았습니다.
긴 업무표라면 파일 → 인쇄에서 ‘보통 여백’ 바로 아래 배율 상자를 열고 ‘한 페이지에 모든 열 맞추기’를 선택하세요. 리본에서는 너비 1페이지·높이 자동입니다. 이렇게 하면 행은 여러 장으로 이어지더라도 같은 행의 열을 한 면에서 볼 수 있습니다.
저장한 PDF에서도 마지막 열과 행이 남았을까?
이번 실습에서는 모든 열 맞춤을 선택한 뒤 미리보기가 6쪽에서 2쪽으로 바뀌었습니다. 첫 페이지에 마지막 열인 ‘비고(마지막 열)’까지 함께 보입니다. 다른 표에서도 반드시 2쪽이 되는 것은 아닙니다. 행 수와 열 너비에 따라 결과는 달라집니다.
같은 방법으로 저장하려면 인쇄 화면의 프린터가 Microsoft Print to PDF인지 확인하고 위쪽 인쇄 버튼을 누릅니다. 파일 저장 창에서 위치와 이름을 정해 저장하세요. 비교 중이라면 원본을 덮어쓰지 말고 ‘엑셀PDF_02_모든열맞춤.pdf’처럼 별도 이름을 쓰면 됩니다. 이 경로는 해당 프린터가 표시되는 Windows용 Excel 기준입니다.
그다음 저장한 PDF를 다시 엽니다. 이번 파일에서는 1쪽에 W001~W055, 2쪽에 W056~W072가 들어 있었습니다. 2쪽 마지막 행의 맨 오른쪽에는 ‘마지막 행: W072’도 남아 있었습니다. 72개 행 번호와 마지막 열·행을 확인한 결과이며, 모든 셀 값을 원본과 하나씩 대조한 시험은 아닙니다.
이번에 저장한 PDF에는 마지막 열과 W072 행이 모두 남았고 전체는 2쪽이었습니다. 자신의 파일에서도 마지막 열 제목, 마지막 행의 고유한 값, 전체 페이지 수를 확인하세요. 예를 들어 마지막 열이 ‘비고’이고 마지막 접수번호가 ‘A072’라면 둘 다 PDF에 있는지 찾습니다. 미리보기가 좋아졌다는 이유만으로 끝내지 않고 저장된 파일까지 확인해야, 다른 시트나 일부 범위만 저장한 실수도 발견할 수 있습니다.
2쪽이면 그대로 제출해도 될까?
쪽수가 줄었다는 사실과 읽기 좋다는 판단은 다릅니다. 변경 후 PDF의 본문 글자 크기를 파일에서 확인하니 약 5.88포인트였습니다. 원래 표의 본문은 11포인트였으므로, 열을 한 면에 넣는 대신 글씨도 크게 줄어든 셈입니다. 위 이미지의 화면 표시 크기는 기기마다 달라 종이 출력 크기와 같지 않습니다.
확인한 결과를 정리하면 다음과 같습니다.
| 비교 항목 | 변경 전 | 모든 열 맞춤 후 |
|---|---|---|
| 저장된 PDF | 6쪽 | 2쪽 |
| 열 배치 | 왼쪽 열과 오른쪽 열이 별도 페이지 | 11개 열이 같은 페이지 폭 안에 배치 |
| 마지막 행 | 마지막 부분에서 W072 확인 | 2쪽에서 W072 확인 |
| 읽기 판단 | 같은 행의 정보를 보려면 페이지를 오가야 함 | 함께 볼 수 있지만 글자가 작아짐 |
이처럼 열이 많은 표라면, 제출 조건이 허용할 때 세로 방향을 가로 방향으로 바꾸거나 출력에 필요 없는 열을 인쇄 영역에서 제외하는 방법을 먼저 검토하는 편이 좋습니다. 인쇄 영역은 출력할 셀을 선택한 뒤 페이지 레이아웃의 인쇄 영역에서 지정합니다. 다만 필수 열을 빼서는 안 되며, 용지와 방향을 바꾼 뒤에는 다시 저장한 PDF를 확인해야 합니다. 이번 두 파일에서는 이 추가 변경을 시험하지 않았으므로 글씨가 얼마나 커질지는 확정하지 않습니다.
참조: Microsoft의 용지 방향·인쇄 영역·배율 조정 안내
엑셀 표를 잘리지 않게 PDF로 저장하려면 먼저 ‘한 페이지에 모든 열 맞추기’로 열을 한 면에 모으고, 저장한 PDF에서 마지막 열·행과 글자 크기를 확인하세요. 긴 표의 행은 여러 장으로 이어져도 괜찮습니다. 글씨가 작다면 전체를 한 장에 더 줄여 넣기보다, 제출 조건 안에서 가로 방향이나 인쇄 범위를 조정하는 것이 우선입니다. 이번 사례처럼 6쪽이 2쪽이 되어도, 열이 함께 보이는지와 실제로 읽을 수 있는지는 따로 판단해야 합니다.
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