주문번호가 반복된다는 이유로 한 행만 남기면, 같은 주문에 담긴 다른 품목까지 사라지지 않을까요? 반대로 모든 열이 같은 행만 지우면 수량을 수정하기 전의 오래된 기록은 남습니다. ChatGPT에 엑셀 중복 정리를 맡길 때 먼저 정할 것은 지울 행의 개수가 아니라 ‘무엇을 같은 기록으로 볼지’입니다.
2026년 9월 24일, 가상 주문 8행을 ChatGPT 웹에 직접 입력하고 생성된 Excel 파일을 내려받아 대조했습니다. 아래는 실제 입력·결과 화면입니다. 기존 Pro 계정에서 한 실습이며, 다른 계정의 이용 가능 범위나 모든 자료의 정확성을 보장하는 시험은 아닙니다.
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완전히 같은 행과 같은 주문은 어떻게 다를까?
실습표에는 주문번호·품목코드·수량·수정시각을 넣었습니다. O101 주문의 품목0012는 같은 내용이 두 번 있고, 다음 날 수량을 2에서 3으로 바꾼 기록도 있습니다. 같은 O101에 품목0048도 들어 있습니다. 주문번호만 비교하면 서로 다른 품목을 한 주문의 중복으로 잘못 묶게 됩니다.
먼저 네 열이 모두 같은 행만 하나 남기도록 했습니다. 그다음 주문번호와 품목코드가 함께 같은 기록끼리 수정시각을 비교했습니다. O101·0012에서는 최신 수량3을 남기되 O101·0048은 별도 품목으로 유지하는 방식입니다.
최신 시각도 같으면 어떨까요? O103·0200은 수정시각이 같은데 수량이 4와 6으로 다릅니다. 이 경우 어느 쪽이 맞는지는 시간만으로 정할 수 없어 두 행을 ‘확인필요’로 분리하도록 했습니다. 전체 열이 같은 중복 제거와, 같은 주문·품목의 최신 기록 선택은 별도 단계로 지정해야 합니다.
남길 기준을 어디에 어떻게 입력할까?
ChatGPT에서 새 채팅을 열고 메시지 입력창에 아래 요청과 표를 함께 붙여 넣습니다. 이번 실습에서는 파일을 첨부하지 않고 작은 표를 직접 입력했습니다. 입력창 오른쪽 아래의 위쪽 화살표를 눌러 전송했습니다.
아래는 모두 가상 주문 자료입니다. 원본을 보존하면서 중복 정리 결과를 Excel 파일로 만들어 주세요. 1단계는 모든 열이 완전히 같은 행만 하나 남기기, 2단계는 주문번호+품목코드가 같은 행에서 수정시각이 가장 최신인 행 남기기입니다. 같은 주문의 다른 품목은 유지하세요. 최신 시각이 같고 수량이 다르면 임의 선택하지 말고 두 행을 확인필요 시트로 분리하세요. 원본, 완전중복제거, 최신기록, 확인필요, 제외기록 시트를 만들고 제외 이유를 남겨 주세요. 화면 답변에도 단계별 행 수와 남긴 기록을 보여 주세요. 날짜와 코드는 원문을 보존하고 새로운 자료를 만들지 마세요.
주문번호,품목코드,수량,수정시각
O101,0012,2,2026-09-20 09:00
O101,0012,2,2026-09-20 09:00
O101,0012,3,2026-09-21 10:00
O101,0048,1,2026-09-20 09:00
O102,0012,5,2026-09-20 11:00
O103,0200,4,2026-09-22 08:00
O103,0200,6,2026-09-22 08:00
O104,0300,0,2026-09-22 09:00
요청에 원본·중간 결과·제외 이유를 남기는 조건을 넣으면 어떤 기준으로 행이 빠졌는지 뒤에서 추적할 수 있습니다. 기존 파일을 쓸 때도 먼저 사본을 첨부하고, 실제 열 이름과 업무상 최신 기준을 이 요청에 맞춰 바꿔야 합니다. 이 예시의 ‘수정시각’을 모든 업무의 우선순위로 자동 적용하지는 마세요.
생성 파일을 요청할 때는 원하는 파일 형식과 결과 구조를 함께 제시하고, 받은 파일을 미리보기와 다운로드로 확인할 수 있습니다.
참조: OpenAI의 생성 파일 미리보기·다운로드 안내
따라서 ‘중복만 지워 줘’ 대신 비교할 열 → 남길 순서 → 동률 처리 → 보존할 원본과 제외기록을 입력창에서 한 번에 지정하는 것이 이번 작업의 핵심입니다.
정리 결과에서 어떤 행을 확인할까?
실제 파일의 원본 시트에는 8행이 남았습니다. 완전중복제거 시트는 7행, 최신기록은 확정된 4행, 확인필요는 2행이었습니다. 제외기록 2행에는 완전히 같은 행 1개와 더 최신 기록이 있는 오래된 행 1개가 들어 있습니다. 중간 결과인 7행을 최종 확정 행 수와 혼동하면 안 됩니다.
다운로드한 파일에서는 품목코드가 0012, 0048, 0300처럼 문자열로 저장돼 있고 텍스트 서식도 유지됐습니다. 따라서 이 화면만 보고 파일에서 0이 삭제됐다고 판단할 수는 없었습니다. 본문 수치 대조는 내려받은 실제 셀 값을 기준으로 했습니다.
이 결과는 원본 8행을 확정4행·확인필요2행·제외2행으로 설명할 수 있게 해 줍니다. 실제 업무에서는 확인필요 기록의 담당자나 변경 근거를 확인한 뒤 확정표에 반영해야 합니다. AI가 예외를 분리했다고 그 기록의 옳고 그름까지 판정한 것은 아닙니다.
엑셀 중복값 제거를 ChatGPT에 맡길 때는 전체 열의 동일 여부와 업무상 같은 기록의 기준을 구분하고, 최신 순서로도 결정할 수 없는 행은 따로 남기세요. 원본과 제외 이유가 함께 있어야 행 수 감소가 정상적인 정리인지 확인할 수 있습니다. 이번 실습처럼 확정·확인필요·제외를 나눠 받는 방식은 최신 주문표를 만들면서도 다른 품목과 충돌 기록을 잃지 않는 데 적합합니다.
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